Datenschutzerklärung

DATENSCHUTZHINWEISE GEMÄSS ART. 13 DSGVO

VERANTWORTLICHE STELLE

Servas Germany e.V.

Fuggerstraße 14

86150 Augsburg

Bei Fragen zum Datenschutz steht Ihnen unser:e Datenschutzbeauftragte:r unter oder unter der oben angegebenen postalischen Anschrift zur Verfügung.

DATENVERARBEITUNG AUF UNSERER WEBSEITE UND WEITEREN ONLINE-ANGEBOTEN

Logfiles beim Aufruf unserer Webseite.

Bei Aufruf unserer Webseite werden zur Analyse von Fehlern und Sicherheitsvorfällen Logfiles erstellt. Diese bleiben nur für einige Tage bis Wochen gespeichert und werden anschließend automatisch gelöscht.

Versand unserer Newsletter.

Wir verwenden Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen regelmäßig den Newsletter zuzusenden und Sie zu Veranstaltungen und Versammlungen von Servas Germany oder Servas International (der weltweiten Dachorganisation aller Servas-Ländergruppen) zu einzuladen. Die Rechtsgrundlage für den Newsletter-Versand ist Ihre Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a DSGVO). Für den Versand des Newsletters verwenden wir das Standardprogramm Outlook 365.

Die Einwilligung zum Erhalt des Newsletter können Sie durch eine Mail an oder per Post widerrufen. Sie erhalten danach nur noch Emails zu satzungsgemäßen Versammlungen des Vereins sowie zur Zahlungsinformation über den Mitgliederbeitrag.

DATENVERARBEITUNG IM RAHMEN UNSERER VEREINSARBEIT

Mitgliederverwaltung.

Mitgliedsdaten (Vor- und Nachname, Geburtsjahr, Wohnadresse(n), Mailadresse(n), Kontodaten, Telefonnummer(n), Interessen, Reiseerfahrungen, berufliche Erfahrungen, Hobbys, Sprachkenntnisse, Präferenzen für Servasbegegnungen) werden von den jeweiligen Funktionsträger:innen unseres Vereins nur für die ihnen zugeordnete Aufgabenerfüllung verarbeitet. Im Einzelnen bedeutet dies:

Wenn der jeweiligen Funktionsträger Mitgliedsdaten benötigt, um seine Aufgaben zu erledigen, darf er auf alle hierfür erforderlichen Mitgliedsdaten zugreifen. Dazu gehört insbesondere die Information über Vereinsaktivitäten, die Vorbereitung von Versammlungen, zur Einladung zu Regional- oder Gesamt-Mitgliedsversammlung sowie zur Erhebung des Mitgliedsbeitrags.
Der/die Kassenwart:in verarbeitet die Mitgliedsdaten, die für die Zahlung oder den Einzug der Mitgliedsbeiträge relevant sind.
Der/die Kassenprüfer:in verarbeitet die Mitgliedsdaten, die für die Kassenprüfung relevant sind. Dies sind Vorname, Nachname, postalische Anschrift und Bankverbindung mit Zahlungsdaten sowie ggf. Zugriff auf die Lastschriftsverfahrensgenehmigung inklusive Unterschrift, sofern das Mitglied dem Verein ein Lastschriftmandat erteilt hat.
Die Vereinsgeschäftsstelle verarbeitet die Mitgliedsdaten zur Mitgliedsverwaltung und -betreuung.
Zweck für die Verarbeitung der Mitgliedsdaten ist die Verfolgung des Vereinszwecks und die damit verbundenen Verwaltungsaufgaben. Rechtsgrundlage ist die Vereinsmitgliedschaft (Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO).
Die aktuellen Mitgliedsdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft und darüber hinaus für bis zur Begleichung eventueller Aufbewahrungspflichten und Forderungen, etwa ausstehende Mitgliedsbeiträge, mindestens aber bis zum Ende des Kalenderjahres, in dem die Kündigung erfolgt, gespeichert.

Dateneinsicht durch andere Servas-Mitglieder.

Die übermittelten personenbezogenen Daten dienen insbesondere auch dazu, dass Servas Mitglieder individuell miteinander in Kontakt treten können im Sinne der in der Vereinssatzung definierten Servas-Ziele der Ermöglichung persönlicher Begegnungen im Sinne der Förderung von Frieden und Völkerverständigung.

Entsprechend dem Vereinszweck können die Servas-Mitglieder in allen Staaten, in denen es eine Servas-Länderorganisation gibt, diejenigen Ihrer personenbezogenen Daten suchen und einsehen, deren Sichtbarkeit für diesen Zweck Sie nicht eingeschränkt haben.

Servas Germany e.V. verwendet Ihre personenbezogenen Daten zur zweckgebundenen ng und Abruf in der Servas Online (SOL) Datenbank der weltweiten Dachorganisation Servas International mit dem Ziel, die weltweite Kontaktaufnahme zwischen Reisenden und Gastgebern zu ermöglichen.

In diesem Zusammenhang weist Servas Germany e.V. darauf hin, dass es sich hierbei auch um Mitglieder in Staaten handeln kann, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen. Dies nimmt das unterzeichnende Servas-Mitglied zur Kenntnis, und ist sich bewusst, dass Servas Germany e.V. nicht garantieren kann, dass die Mitgliedsdaten immer vertraulich bleiben.

Fotos bei Veranstaltungen.

Einzelne Fotos über unser Vereinsgeschehen werden zum Zweck der Außendarstellung auf unserer Webseite veröffentlicht. Für die Veröffentlichung folgender Fotos von Erwachsenen auf unserer Webseite ist die Rechtsgrundlage das nachfolgend beschriebene berechtigte Interesse unseres Vereins nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 f) DSGVO:

Gruppen-Fotos aufgrund unseres berechtigten Interesses, über das Vereinsgeschehen (hier: die Veranstaltung) zu informieren,
Fotos mit Bezug zu Aktivitäten wie etwa Wandern, Sport oder Spiel bzw. der Veranstaltung insgesamt aufgrund unseres berechtigten Interesses, über das Geschehen zu berichten,
Fotos vom Publikum, das an der Veranstaltung teilgenommen hat oder Fotos, auf denen die Personen nur als Beiwerk erscheinen, aufgrund unseres berechtigten Interesses, über die Veranstaltung und deren Erfolg zu berichten.

Sie haben die Möglichkeit, der Erstellung eines solchen Fotos, auf dem Sie voraussichtlich zu sehen wären, gemäß Artikel 21 Absatz 1 DSGVO zu widersprechen. Diesen Widerspruch werden wir respektieren. Falls Sie erst später, zum Beispiel nach der Veröffentlichung auf der Webseite ihren Widerspruch einlegen, wird der Verein prüfen, ob es zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung und Verwendung gibt, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wenn nicht, wird das entsprechende Foto gelöscht. Übergeben Sie Fotos dem Verein zur weiteren Verbreitung, gilt die Genehmigung zur Veröffentlichung als erteilt.

Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Vereins.

Unser Verein gibt personenbezogene Mitgliederdaten an folgende Empfänger weiter: Die erhobenen personenbezogenen Daten werden gehostet durch das Unternehmen Hetzner Online GmbH (Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen) durch die von uns beauftragte internationale Dachorganisation Servas International (Sitz: Zürich). Konkret werden Ihre personenbezogenen Daten

BETROFFENENRECHTE

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie folgende Betroffenenrechte:

ein Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten und auf Kopie,
ein Berichtigungsrecht, wenn wir falsche Daten über Sie verarbeiten,
ein Recht auf Löschung, es sei denn, dass noch Ausnahmen greifen, warum wir die Daten noch speichern, also zum Beispiel Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen
ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
ein jederzeitiges Recht, Einwilligungen in die Datenverarbeitung zu widerrufen,
ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung im öffentlichen oder bei berechtigtem Interesse,
ein Recht auf Datenübertragbarkeit,
ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie finden, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten. Für unseren Verein ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, zuständig. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.